Управленческий учёт в 1С: что она считает сама, а что придётся собирать рядом
Главный вывод сразу: конфигурация решает почти всё. В 1С:Бухгалтерии управленческого учёта нет по конструкции, и попытка получить его доработкой типовой базы обходится дороже, чем переезд на конфигурацию, где он есть изначально. Ниже разбираем, что именно считает каждая конфигурация и как понять, нужен вам переезд или достаточно двух вечеров настройки.
Что считает сама 1С: разбор по конфигурациям
Разброс здесь принципиальный, и продавцы лицензий о нём обычно молчат.
- 1С:Бухгалтерия предприятия. Регламентированный учёт по РСБУ. Цифра появляется после закрытия месяца, аналитика тут своя: счета, субконто, юрлицо. Отчёты «для руководителя» в ней есть, но показывают они бухгалтерскую картину: выручку по отгрузке, прибыль после закрытия, задолженность по контрагентам. Разрезов по направлениям, менеджерам и сделкам там нет.
- 1С:УНФ. Управление небольшой фирмой: деньги, доходы и расходы, простая прибыль по заказам. Управленческий контур закрывает бытовые вопросы собственника малого бизнеса, но упирается в потолок, когда юрлиц становится больше одного.
- 1С:Управление торговлей. Валовая прибыль по номенклатуре и сделке, финансовый результат по направлениям деятельности, прочие доходы и расходы, движение денег. Для торгового и оптового B2B это рабочий минимум, ради которого не нужна ERP.
- 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Бюджетирование, центры финансовой ответственности, платёжный календарь, себестоимость с распределением косвенных расходов, отчётность по нескольким организациям. Полный управленческий контур. И полная стоимость владения.
Проверка на своей базе занимает минуту: откройте раздел отчётов и найдите «Финансовый результат по направлениям деятельности». Нашли, значит управленческий контур в конфигурации заложен и вопрос только в настройке аналитик. Не нашли, вы в бухгалтерской базе, и дальше начинается разговор про переезд или про сборку рядом.
Чего в 1С не будет никогда
Даже полностью настроенная ERP отвечает только за то, что в неё вводят. Четыре вещи в неё не попадают физически.
Воронка и причины отказов. Сколько заявок пришло, где сделка умерла, сколько стоит клиент по каналу, знает только CRM. В учётную систему сделка приходит уже выигранной, на этапе счёта.
Расходы на привлечение. Рекламные кабинеты, подрядчики, выставки, зарплата отдела продаж в разрезе направления. Формально расход в бухгалтерии есть, одной строкой. Связать его с выручкой конкретного направления по проводкам невозможно.
Данные из-за периметра. ВЭД-расчёты по контракту, логистика и таможня в файлах брокера, производственный график в таблице цеха, курс поставщика в переписке. У товарных компаний это половина реальной себестоимости.
Прогноз. 1С показывает свершившийся факт. Ответ на вопрос про кассовый разрыв через три недели строится из платёжного календаря плюс воронки CRM, то есть минимум из двух систем.
Отсюда практическое правило: управленческий учёт почти никогда не живёт целиком внутри 1С. Она остаётся источником факта по деньгам и отгрузкам, а собирается картина слоем сверху. Как устроен этот слой и какие отчёты собственник получает на выходе, разобрано в отдельной статье про автоматизацию управленческой отчётности.
Три развилки: настроить, собрать рядом или переезжать
Критерии простые и проверяются по своим данным за один вечер.
Настраиваем в 1С, если конфигурация управленческая (УТ, КА, ERP, УНФ), юрлицо одно, а не хватает разрезов: направлений, статей движения денежных средств, менеджеров. Это работа аналитика на неделю-две: заполнить справочники, приучить вводить признаки при вводе документа, собрать нужные отчёты из типовых. Доработки кода не требуется.
Собираем слой рядом, если данные лежат в разных местах: две-три базы, CRM отдельно, часть в таблицах. Такой слой забирает выгрузки из каждого источника в общее хранилище и рисует дашборд поверх. Чаще всего вторым источником после 1С оказывается CRM, и данные из неё подтягиваются настроенным обменом с Битрикс24. 1С при этом не трогаем, и она продолжает обновляться штатно. Такой контур ставится за три-четыре недели и не ломается от обновления конфигурации.
Меняем конфигурацию, когда управленческие требования упираются в бухгалтерскую базу. Дорабатывать типовую 1С:Бухгалтерию под управленку — самая дорогая из ошибок: каждое обновление ломает нетиповой код, сопровождение дорожает навсегда, а получается бледная копия того, что в УТ работает из коробки.
Отдельный признак, по которому мы разводим случаи у клиентов: если собственнику нужна цифра не после закрытия месяца, а сегодня к обеду — задача решается слоем рядом. Бухгалтерский контур физически не умеет отдавать оперативные данные, он живёт в ритме отчётных периодов.
Из чего складывается цена
Точную сумму назвать нельзя, пока не видно исходную базу. Но структура расходов всегда одна и её стоит понимать до разговора с подрядчиком.
- Лицензии и конфигурация. Переезд с бухгалтерии на УТ или КА означает покупку новой конфигурации плюс клиентские лицензии на пользователей. Актуальные цены смотрите в прайсе 1С, они меняются.
- Настройка аналитик. Справочники направлений, статей движения денег, правила распределения косвенных расходов. Работа методолога, а не программиста. Считается днями, и это самая полезная часть бюджета.
- Перенос остатков и истории. Обычно переносят остатки и год истории продаж. Чем больше глубина, тем дороже и тем выше риск переехать вместе с мусором.
- Слой сборки и дашборд. Выгрузки, хранилище, отчёты для собственника. Цена зависит от количества источников. Одна база и одна CRM дают простой проект, пять юрлиц с таблицами цеха совсем другой.
- Сопровождение. Строка, которую забывают. Любой контур требует человека, который следит, что выгрузки прошли и цифры сошлись.
Считать окупаемость честнее всего от ручного труда, который вы уже оплачиваете. Возьмите часы, которые финансист и менеджеры тратят на сведение отчётов, умножьте на ставку и на двенадцать. Обычно эта сумма и есть верхняя граница разумного бюджета проекта на первый год.
С чего начать за две недели
Порядок шагов, который мы проходим на старте с любым клиентом.
- Неделя первая. Соберите список решений, которые вы принимаете по цифрам: где брать людей, что закупать, кому давать скидку, хватит ли денег на аванс. Из каждого решения вытекает один нужный отчёт. Всё, что не влияет на решение, в первую версию не берём.
- Неделя первая, параллельно. Проверьте конфигурацию и посмотрите, какие из этих отчётов уже собираются из типовых. Часто выясняется, что половина есть, просто не заполнены разрезы.
- Неделя вторая. Заполните справочник направлений и статей движения денег, введите правило: документ без признака направления не проводится. Без этой дисциплины любая автоматизация даёт красивый пустой дашборд.
- Неделя вторая, финал. Сведите первый отчёт руками за прошлый месяц и сверьте с ощущениями собственника. Расхождение показывает, где у вас неправильно устроен учёт, и это самая ценная находка всего проекта.
Только после этого имеет смысл заказывать автоматизацию управленческого учёта. Наоборот не работает: система, поставленная до методологии, честно автоматизирует беспорядок.
Частые вопросы
Можно ли вести управленческий учёт в 1С:Бухгалтерии?
В ограниченном виде — да, если добавить аналитику через субконто и вести направления руками. Но кассовый метод, план-факт и разрезы по сделкам она не даст, а доработка типовой базы ломается на обновлениях. Практичнее собрать управленческий слой рядом или перейти на УТ.
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?
Аудиторией и правилами. Бухгалтерский считается по законодательству для налоговой. Управленческий считается по вашим правилам и для ваших решений: любые разрезы, любой момент признания дохода, любая периодичность.
Сколько занимает автоматизация управленческого учёта?
Настройка аналитик в существующей управленческой конфигурации занимает две-три недели. Слой сборки поверх нескольких источников — месяц-полтора. Полноценный переезд на ERP считается кварталами и требует выделенного человека со стороны заказчика.
Что делать, если данные в 1С и в CRM не сходятся?
Сначала найти, где вводится первичный факт, и назначить эту систему источником правды по нему. Расхождение почти всегда означает, что одна и та же сущность заводится в двух местах по разным правилам, а не что одна из систем врёт.