Поиск поставщиков в Китае: как не проверять каждого руками
Ниже: почему ручной отбор ломается на второй сотне контактов, какую часть забирает «Каталогизатор» - виртуальный сотрудник, который держит базу поставщиков, где проходит граница ответственности и сколько стоит такой проект.
Почему ручной отбор ломается на второй сотне
Снабженец или ВЭД-менеджер работает по проверенному кругу из десяти-пятнадцати заводов. Круг складывался годами, он рабочий, и пока номенклатура не меняется, вопросов к нему нет. Проблема появляется, когда нужна новая позиция или когда старый поставщик поднял цену.
Дальше начинается то, что съедает недели:
- Источники несопоставимы. Alibaba и Made-in-China дают карточку компании, отраслевой WeChat-канал - прайс картинкой, менеджер китайского трейдера - файл в почту. Свести это в одну таблицу можно только руками.
- Один завод встречается под тремя именами. Юридическое название, торговая марка, имя посредника, который представляется производителем. Без сверки один и тот же поставщик попадает в список трижды.
- Прайсы устаревают за недели. К моменту, когда таблица собрана, половина цен уже не те, и проверять приходится заново.
- История лежит в переписке. «У кого мы брали это в прошлом году и почём» ищут прокруткой чатов, а находят через раз.
- Язык. Значительная часть предложений существует только на китайском, и в перевод их отдают выборочно, по тем компаниям, до которых дошли руки.
Из пяти пунктов четыре - это разбор и структурирование данных. Именно здесь работа повторяется ежедневно, а результат проверяется за минуту, и именно поэтому её отдают машине первой.
Что в этой работе забирает агент
Вычитывание массива целиком. Переписки, каналы, присланные прайсы, выгрузки из учёта. Человек этот объём не разбирает вообще: он держит в голове десяток контактов и работает с ними. Масштаб видно на нашем собственном массиве, который мы разбирали для себя: 26 926 сообщений из переписок и отраслевых каналов превратились в базу из 7 545 поставщиков с категорией и контактами. Руками такой разбор не делают, его просто не делают никак.
Извлечение карточки. Из каждого источника агент достаёт название компании, категорию продукции, контакты, город, упомянутые условия и дату, когда предложение прозвучало. Дата важнее, чем кажется: она отделяет живое предложение от прошлогоднего.
Дедупликация. Одна компания, найденная в трёх местах под тремя написаниями, склеивается в одну карточку с тремя источниками. Спорные случаи агент помечает и откладывает, вместо того чтобы решать наугад.
Китайский язык. Разбор идёт на языке оригинала, в базу карточка попадает уже в рабочем виде. Это снимает выборочность: до перевода доходят все компании, а не те, до которых дошли руки.
Подбор под запрос. Пришла потребность в позиции - в ответ список поставщиков, у которых она заявлена, с условиями из последних сообщений. Дни обзвона сжимаются в минуты.
Логика здесь та же, что и в закупках внутри России: машине отдают подготовку решения, человеку оставляют само решение. Мы разбирали это подробно в материале про то, какие этапы закупки окупаются при автоматизации.
Что человеку отдавать нельзя
Проверку контрагента. Выписка из торгового реестра, экспортная лицензия, ответ на вопрос, завод перед вами или трейдер, который перепродаёт с наценкой, - это отдельная работа, и делает её человек. Агент может собрать признаки и подсветить сомнительное (нет юридического названия, контакт только в мессенджере, категория не совпадает с заявленной), но заключение о благонадёжности он не выдаёт. Цена ошибки здесь измеряется предоплатой, а не потраченным временем.
Переговоры. Условия в Китае складываются в разговоре: объём, отсрочка, упаковка, кто платит за инспекцию. Машинное сравнение по строке прайса выберет самое дешёвое на бумаге и пройдёт мимо лучшего предложения по итогу.
Первую сделку. Инспекция производства, образцы, условия оплаты, логистика - там, где появляются деньги и обязательства, должен стоять человек с фамилией.
Граница проходит ровно по этой линии: до денег и обязательств работает агент, после - сотрудник. Когда эту границу пытаются сдвинуть и поручить агенту сам выбор с отправкой заказа, первая же ошибка в распознанном прайсе превращается в оплаченную поставку не того товара.
Разбор: виртуальный сотрудник «Каталогизатор»
Мы собрали его сначала для себя, на собственном массиве ВЭД-переписки, и только потом стали ставить клиентам. Вот как он устроен.
Как обычно бывает сейчас. База поставщиков живёт в переписке одного менеджера, прайсы лежат в двадцати файлах на трёх компьютерах, нужную компанию ищут по памяти. Уходит сотрудник - уходит база.
Что дают на вход. Экспорт переписок и отраслевых каналов, папку с прайсами в любом виде (Excel, PDF, скриншоты), выгрузку поставщиков из учётной системы, если она есть. Отдельно - справочник категорий, по которому вы хотите видеть номенклатуру.
Что он делает. Вычитывает массив, достаёт из каждого источника карточку поставщика, приводит категории к вашему справочнику, склеивает дубли, помечает неуверенные распознавания, обновляет карточку при появлении нового прайса.
Что отдаёт. Структурированную базу поставщиков с категориями, контактами, условиями и датой последнего обновления. Поиск по позиции. Список изменившихся цен. Стопку спорных карточек, которую человек разбирает глазами за час.
Что видит собственник. Базу, которая принадлежит компании и остаётся в ней при смене менеджера. Ответ на вопрос «у кого мы можем взять эту позицию» за минуту, без звонка снабженцу в отпуске. Понимание, насколько вы зависите от одного поставщика по каждой категории.
Чего он не делает. Не ведёт переговоры, не отправляет заказы, не даёт заключений о благонадёжности и не подменяет ВЭД-специалиста. Он готовит ему стол.
Что нужно с вашей стороны
Проект начинается с массива. Если переписка ведётся в личных мессенджерах сотрудников и выгрузить её нельзя, разбирать нечего: сначала решается вопрос с корпоративными каналами. Проверить готовность данных стоит до старта работ, мы описывали признаки в разборе про то, с чего начинают работу с накопленными данными компании.
Второе - справочник категорий. Он может быть черновым, но он должен существовать: без него агент разложит номенклатуру по своей логике, и переделка этой части занимает больше времени, чем первичная сборка.
Третье - человек с вашей стороны, который раз в неделю смотрит стопку спорных карточек. Полчаса работы, без которых база через два месяца начинает врать.
Стоимость такого сотрудника: от 350 тыс. рублей, срок 4-6 недель. Больше всего времени занимают правила сопоставления номенклатуры, и мы закладываем это в оценку сразу. Документы и переписка при работе не выходят за периметр компании.
Частые вопросы
Проверяет ли агент благонадёжность поставщика?
Нет. Он собирает признаки и подсвечивает подозрительные карточки: нет юридического названия, контакт только в мессенджере, заявленная категория не сходится с тем, о чём компания пишет. Выписку из реестра, экспортную лицензию и заключение о том, работать или нет, делает человек.
Как он отличает завод от посредника?
По косвенным признакам: широта заявленной номенклатуры, наличие юридического названия и адреса производства, то, как компания описывает себя в разных источниках. Агент помечает вероятного трейдера, окончательную проверку делает ВЭД-специалист.
Что с китайским языком?
Разбор идёт на языке оригинала. В базу карточка попадает в рабочем виде, поэтому до неё доходят все компании массива, а не только те, что писали по-английски.
Чья база получается на выходе?
Ваша. Она лежит в вашем контуре, в понятном формате, с возможностью выгрузки. Это главное отличие от ситуации, когда база поставщиков существует в голове и в телефоне одного менеджера.
Сколько времени занимает первая версия?
4-6 недель от передачи массива. Первый результат, по которому уже можно искать, обычно появляется на второй-третьей неделе, дальше идёт доводка правил категоризации.
Подойдёт ли это, если поставщиков всего двадцать?
На двадцати контактах выгода небольшая, эту базу закроет аккуратная таблица. Разбор окупается, когда массив измеряется тысячами сообщений и сотнями компаний, а поиск новых поставщиков идёт постоянно.