Автоматизация закупок: где ИИ экономит, а где мешает
Ниже: какие этапы закупки отдают агенту, где он мешает, как выглядит разбор «Каталогизатора поставщиков и номенклатуры» — одного из виртуальных сотрудников, которых мы обкатали у себя, — и сколько это стоит.
Что в закупках на самом деле забирает время
Если разложить рабочий день снабженца, закупка как решение занимает в нём меньше всего. Основное время уходит на подготовку.
- Поиск позиции. Прайсы приходят в Excel, PDF и просто текстом в мессенджере. Чтобы понять, у кого есть нужный типоразмер, человек открывает файлы по очереди.
- Приведение к общему виду. У одного поставщика «труба 57х3.5», у другого «Труба э/с 57*3,5 ГОСТ 10704». Это одна позиция, но совпасть автоматически они не могут.
- Сравнение условий. Цена без НДС и с НДС, отсрочка, минимальная партия, сроки поставки, доставка в цене или сверху. Сравнение по одной цене регулярно приводит к более дорогой закупке.
- Восстановление истории. «У кого мы брали это в марте и почём» — ответ лежит в переписке, и его ищут перепиской.
- Актуализация базы. Прайсы устаревают за неделю, контакты меняются, поставщики уходят.
Из пяти пунктов четыре — это разбор и структурирование данных. Именно на них автоматизация даёт видимый результат, потому что работа повторяется ежедневно и результат проверяется за минуту.
Где ИИ экономит
Отдавать имеет смысл те этапы, где работа объёмная и повторяется каждый день. Ещё одно условие: результат должно быть чем проверить.
Вычитывание массива. Переписки, каналы поставщиков, присланные прайсы, выгрузки из учёта. Человек этот объём не разбирает вообще — он держит в голове десяток проверенных контактов и работает с ними. Масштаб виден на нашем собственном массиве: 26 926 сообщений из переписок и отраслевых каналов превратились в базу из 7 545 поставщиков с категорией и контактами. Такой разбор руками не делают, его просто не делают никак.
Приведение номенклатуры к единой структуре. Агент раскладывает вольные названия по типу, размеру, марке и ГОСТу, помечая то, в чём не уверен. Спорные позиции откладываются в отдельную стопку, а не проставляются наугад.
Подбор под запрос. Пришла заявка на позицию — в ответ список поставщиков, у которых она есть, с ценами и условиями из последних прайсов. Минуты вместо дней обзвона.
Сравнительная таблица по условиям. Цена, НДС, отсрочка, минимальная партия, срок. Человек видит строки рядом и принимает решение сам.
Слежение за изменениями. Новый прайс приходит — база обновляется, изменившиеся цены показываются списком. Это же решает главную боль владельца: база остаётся в компании и не уходит вместе с сотрудником.
Разбор такого массива — частный случай более широкой задачи; про то, как понять, что ваши данные вообще готовы к машинному разбору, мы писали отдельно, и проверить это стоит до начала работ.
Где ИИ мешает
Три ситуации, в которых автоматизация даёт отрицательный результат.
Правил закупки нет. Если выбор поставщика каждый раз делается по обстоятельствам и нигде не описан, автоматизировать нечего. Сначала правила: по каким критериям выбираем, кто утверждает сумму выше порога, что считается допустимой заменой. Формализация занимает неделю разговоров и часто сама по себе снимает половину проблем.
Закупка построена на отношениях. Часть поставщиков держит условия вне прайса: они складываются из истории работы и телефонного разговора. Машинное сравнение выберет здесь самое дешёвое на бумаге и пройдёт мимо действительно лучшего предложения. Такие позиции оставляют человеку и помечают в базе отдельно.
Решение хотят отдать целиком. Когда агенту поручают не подготовку, а сам выбор с отправкой заказа, первая же ошибка в распознанном прайсе превращается в оплаченную поставку не того. Граница проходит там, где появляются деньги и обязательства: до неё — агент, после — человек с фамилией.
Отдельно про сроки. Ожидание «настроим за неделю» ломается на номенклатуре: именно правила сопоставления позиций занимают больше времени, чем всё остальное в проекте. Мы закладываем это в оценку сразу; сроки и этапы разработки такого сотрудника расписаны в отдельном разборе.
Разбор: «Каталогизатор поставщиков и номенклатуры»
Всю работу выше в связке делает «Каталогизатор поставщиков и номенклатуры». Мы сначала собрали его для себя, а потом стали ставить клиентам.
Как обычно устроено сейчас. База поставщиков живёт в переписке менеджера, прайсы лежат в двадцати файлах на трёх компьютерах, позицию ищут глазами и по памяти. Уходит сотрудник — уходит база.
Что дают на вход. Архив переписки и отраслевых каналов, папку с прайсами в любых форматах, выгрузку номенклатуры из учётной системы, если она есть.
Что делает по шагам.
- Вычитывает массив целиком, включая вложения и сообщения без структуры.
- Извлекает поставщика, категорию, контакты, позиции и цены с датой прайса.
- Приводит названия к единой структуре и схлопывает дубли одного поставщика.
- Раскладывает по категориям и собирает в базу с поиском и фильтрами.
- Дальше принимает новые прайсы и обновляет записи, помечая изменения цен.
Что отдаёт. Базу, в которой ищут и фильтруют: по позиции, категории, поставщику, диапазону цен. Подбор под конкретный запрос выходит за минуты.
Что видит собственник. Снабжение перестаёт зависеть от памяти одного человека. Новый сотрудник входит в работу за дни, а не за полгода знакомства с рынком.
Проверено у нас. 26 926 сообщений — 7 545 поставщиков с категорией и контактами. Цифра с нашего собственного массива, замер сделан на реальной переписке по металлу и оборудованию.
Сколько это стоит и как принимать
Такая работа относится к сложному классу: большой массив данных плюс учётная система. От 350 тыс. ₽, срок 4–6 недель. Точную цену считаем после часового разбора процесса, разбор бесплатный. Сопровождение — от 30 тыс. ₽ в месяц; оно нужно, потому что форматы прайсов меняются, и проект без поддержки тихо встаёт на третьем месяце, когда первый изменившийся файл ломает разбор.
Если прайсы и переписка содержат условия, которые не должны выходить наружу, разворачиваем работу в контуре на вашем сервере, +150 тыс. ₽ к пилоту: документы читаются и хранятся у вас и за периметр компании не выходят. Государственной аттестации у нас нет, и мы говорим об этом прямо — речь про техническое решение, при котором данные физически остаются внутри.
Приёмка считается по трём вещам: доля позиций, разложенных правильно, на выборке, которую проверил ваш снабженец; время подбора под типовой запрос до и после; ссылка на исходный прайс у каждой цены в базе.
Частые вопросы
Что делать с прайсами в PDF?
Читаются, если это текстовый PDF или нормальный скан. Фотография прайса с экрана под углом читается хуже, и это повод отдельно договориться с поставщиком о формате. На практике 80–90% входящих файлов разбираются без ручного вмешательства, остальные попадают в стопку спорных и проверяются человеком.
Кто отвечает за ошибку в подборе?
Человек, который отправляет заказ. Агент готовит и показывает, откуда взял: у каждой позиции ссылка на исходный прайс и дата. Именно поэтому мы не отдаём машине отправку заказа — ответственность остаётся там, где есть полномочия.
Как обновляется база?
Новый прайс приходит на почту или в папку, агент разбирает его и обновляет записи, изменения цен показывает списком. Раз в квартал полезно прогонять массив заново — за это время часть контактов устаревает.
Что, если у нас всего пятнадцать поставщиков?
Тогда база не нужна, нужна нормальная таблица. Каталогизатор окупается от сотен поставщиков и тысяч позиций; на малом объёме он решает несуществующую проблему, и мы честно об этом говорим на разборе.
Можно ли подключить это к 1С или Битриксу?
Да, если есть API и однозначный ключ сопоставления позиций. Ключ — самая тонкая часть: номенклатуру в учёте часто ведут вольным текстом, и правила сопоставления пишутся под конкретную компанию.
Начать стоит с часового разбора: показываете реальную папку прайсов и кусок переписки, мы называем, что здесь раскладывается сразу, а где сначала нужны правила закупки. Разбор бесплатный, и после него видно, стоит ли вообще браться.