Своя система или коробка: когда кастомная разработка в товарном B2B дешевле
Дальше — как эта развилка выглядит в товарном B2B (опт инструмента, метизов, металла, кабеля) на конкретных экранах: что собственник смотрит каждое утро, чего коробочные дашборды почти никогда не дают, четыре признака в пользу своей разработки и как посчитать стоимость владения за один вечер. Ниже стоит рабочее демо: экраны можно листать и нажимать прямо в тексте, данные в них вымышленные.
Что директор смотрит первым
Мы спрашивали владельцев оптовых компаний, что они открывают утром. Ответ у всех примерно один и тот же, и воронка продаж в нём не на первом месте. Первым идёт остаток на счетах. Вторым смотрят, сколько нам должны и кто из этого просрочил. Третьим — хватит ли денег на ближайший крупный платёж.
Воронка, конверсии, активность менеджеров нужны тоже, но во вторую очередь. Поэтому первый экран управленческой системы для товарного бизнеса стоит собирать вокруг денег, а продажи класть ниже. Что именно ставить на такой экран и где он врёт, мы разбирали отдельно. Здесь разговор про другое: чем за этот экран платить и в какой момент его дешевле построить, чем купить.
Здесь важна одна деталь, которую коробочные дашборды почти никогда не дают: жёлтая метка кассового разрыва. Это расчёт вперёд. Система берёт график поступлений по выставленным счетам, вычитает известные платежи и называет дату, когда денег не хватит. Такой прогноз строится только на данных конкретной компании: у кого-то в расчёт идут отсрочки по контрактам, у кого-то — предоплаты по тендерам.
Почему в товарном B2B отчётность ломается чаще
У торговой компании три источника правды, и они не совпадают между собой.
Первый источник, 1С. Там номенклатура, остатки, приход, себестоимость. Данные точные, но появляются с задержкой на проведение документов и показывают партию, а не сделку.
Второй, CRM. Там лежит сделка: кто ведёт и на какую сумму. Но сумма в сделке показывает договорённость, а не факт отгрузки и оплаты. Разница между этими цифрами в опте достигает десятков процентов: клиент срезал позицию, вернул часть, взял отсрочку.
Третий, таблица финансиста. Там реальные деньги, но собранная руками и с лагом в неделю.
Пока эти три источника не сведены, любой отчёт о марже остаётся оценкой. Собственник это чувствует и перепроверяет цифры вручную, а перепроверка руками съедает несколько часов в неделю у него и у финансиста.
Отчёт о прибылях и убытках в управленческом виде отличается от бухгалтерского тем, что в нём есть план. Без плановой колонки цифра «операционная прибыль 3,6 млн» ничего не говорит: непонятно, это хорошо или это провал относительно того, на что рассчитывали в начале месяца.
Маркетинг в отчётности собственника
Отдельная беда товарного B2B: реклама отчитывается кликами. Директор видит расход в рекламном кабинете и выручку в 1С, но связь между ними держится на словах маркетолога.
Сквозная аналитика в управленческой системе решает это тем, что доводит канал до маржи, а не до заявки. Строка «Яндекс.Директ» должна заканчиваться суммой валовой прибыли по сделкам, которые выросли из этих лидов, и долей расхода в этой прибыли. Количество лидов в такой строке вторично. Как такой слой устроен внутри и чем он отличается от отчётов рекламного кабинета — в статье про BI-систему.
Обратите внимание на строку повторных продаж. В опте она почти всегда самая доходная и почти всегда без бюджета, и именно поэтому её не видно в рекламных отчётах: рекламный кабинет показывает только то, за что заплатили. Компания годами оптимизирует Директ и не замечает, что три четверти маржи приносит база, с которой никто системно не работает.
Где утекают деньги внутри отдела
Ещё один слой, который коробка показывает редко: скорость реакции на лид, сведённая с деньгами этого менеджера.
Разрыв между менеджером, который отвечает за двенадцать минут, и менеджером, который отвечает за три с половиной часа, в этих демо-данных превращается в разницу конверсии в три с лишним раза. Цифры в демо вымышленные, но сама зависимость в оптовых продажах устойчивая: в товарном B2B клиент запрашивает цену у трёх-четырёх поставщиков одновременно, и первый ответ забирает сделку заметно чаще остальных.
Ценность управленческой системы здесь в том, что она показывает связку одной таблицей. Скорость ответа видна в CRM, выручка видна в 1С, а вместе они не сходятся нигде.
Менеджер и телефон
Систему, которой пользуется только директор, отдел продаж саботирует за месяц: данные вносить некому, и отчётность снова становится ручной. Поэтому вторая половина работы приходится на окно менеджера. Ему должно быть удобнее работать в системе, чем мимо неё.
Согласования с телефона оказываются той функцией, ради которой собственники в итоге открывают систему каждый день. Счёт на закупку или скидка сверх матрицы закрываются тремя касаниями, без звонка и переписки в мессенджере.
Коробка, таблицы и своя система: чем они отличаются на самом деле
| Критерий | Таблицы | Коробка (готовая CRM/BI) | Своя система |
|---|---|---|---|
| Срок до первого результата | сразу | недели | месяцы |
| Стоимость на старте | почти ноль | лицензии + внедрение | разработка |
| Стоимость на третий год | скрытая: часы людей | лицензии на всех + доработки | поддержка |
| Гибкость процесса | полная, но без контроля | процесс подгоняется под систему | система под процесс |
| Кто владеет данными | вы | вендор, вы арендуете доступ | вы |
| Что при росте компании | ломается первой | цена растёт от числа людей | цена почти не растёт |
| Что при уходе подрядчика | ничего не меняется | зависите от вендора | код и данные у вас |
Из таблицы видно главное. Спор «коробка или своя» решает горизонт планирования и структура расходов, а список функций почти ни на что не влияет. У коробки расход подписной и растёт вместе с компанией, у своей системы он разовый и дальше почти плоский. Точка пересечения этих двух линий и есть ответ.
Четыре признака, при которых своя система выходит дешевле
Мы не считаем, что своя разработка нужна всем. Ниже честные условия, при которых она выигрывает у коробки по деньгам. Если ни одно не выполняется, дешевле остаться на готовом решении, и мы так и скажем на первом разговоре.
1. Процесс не ложится в коробку без насилия. Признак простой. При внедрении вам предложили изменить порядок работы под систему в том месте, где он и есть ваше преимущество. Например, резервирование под тендер, работа с давальческим сырьём, ценовая матрица с индивидуальными скидками по контрагентам. Каждая такая подгонка стоит денег дважды: на доработку и на людей, которые годами обходят её вручную.
2. Лицензии выросли до заметной строки в P&L. Пока в системе пять человек, подписка почти незаметна. Когда их сорок и добавились склад с логистикой, лицензии превращаются в постоянный расход, который растёт быстрее компании.
3. Данные нужны вместе, а живут врозь. Три источника правды из начала статьи. Коробка обычно умеет что-то одно хорошо, а связку делает через выгрузки, которые кто-то запускает руками.
4. Дорабатывать приходится каждый квартал. Если счёт от интегратора за доработки стал регулярным, вы уже платите за разработку. Просто за чужую и без прав на результат.
Как посчитать, что дешевле, за один вечер
Считать нужно стоимость владения на три года. Цена внедрения даёт только первую её строку, и обе части сравниваются по одинаковым правилам.
По коробке складываем: лицензии на всех пользователей за 36 месяцев с учётом планового роста штата, стоимость внедрения, стоимость доработок за прошлый год, умноженная на три, и стоимость часов ваших людей на ручные операции, которые система не закрыла.
По своей системе складываем: стоимость разработки, стоимость поддержки и развития за 36 месяцев, инфраструктуру и те же ручные часы, которые останутся.
Последняя строка самая важная, и её же обычно забывают. Час финансиста, который сводит отчёт руками, имеет цену. Восемь часов в неделю на сведение отчётности дают около четырёхсот часов в год. В деньгах эта строка часто оказывается больше, чем вся разница в стоимости систем.
Отдельной строкой стоит посчитать упущенное: сделки, потерянные из-за медленного ответа, и деньги, замороженные в просроченной дебиторке, которую заметили поздно. Эти суммы считаются грубо, но порядок величины обычно перекрывает всю смету.
Как это делается у нас
Мы не начинаем с разработки. Первый шаг всегда разбор. Смотрим, где сейчас лежат данные, какие отчёты собственник собирает руками и сколько это стоит в часах. По итогам разбора часто выясняется, что задача решается настройкой уже купленной коробки, и тогда мы предлагаем именно это.
Если своя система оправдана, работа идёт слоями. Сначала витрина: собираем данные из 1С и CRM и показываем отчётность в одном окне, ничего не ломая в текущих системах. Компания начинает видеть цифры на этом же этапе. Дальше добавляются рабочие места и процессы, по одному, с проверкой на живых людях.
Демо в этой статье собрано на том же движке, которым мы строим такие панели. Экраны выше работают по-настоящему, это не макет из графического редактора.
Вопросы, которые задают чаще всего
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской?
Адресатом и сроком. Бухгалтерская считается по правилам учёта для налоговой и появляется по итогам квартала. Управленческая считается по правилам собственника и нужна сегодня: маржа по сделке, дебиторка с просрочкой, прогноз кассового разрыва. Одна отвечает перед государством, вторая помогает принимать решения.
Чем своя система отличается от коробки?
Коробка предлагает готовый процесс и берёт подписку за каждого пользователя: вы подстраиваетесь под неё и платите тем больше, чем крупнее становитесь. Своя система пишется под ваш процесс, стоит дороже на старте и почти не дорожает при росте, а код и данные остаются у вас. По деньгам коробка выигрывает на коротком горизонте, своя система на длинном.
Сколько это стоит и за сколько окупается?
Цена зависит от числа рабочих мест и от того, сколько систем нужно связать. Считать окупаемость правильно по трём строкам: часы людей на ручное сведение отчётности, потери на медленной реакции и рост стоимости лицензий при найме. Вилку по вашей задаче называем после разбора, до него любая цифра будет выдумкой.
Нужно ли переносить всё из 1С сразу?
Нет, и мы так не делаем. 1С остаётся учётной системой и источником данных, витрина отчётности строится поверх. Первый этап ничего не меняет в текущей работе бухгалтерии.
Что делать, если данные лежат в трёх разных системах?
Это обычная ситуация и с неё как раз начинают. Сначала настраивается сбор данных в одно место с правилами сопоставления: как связать номенклатуру 1С со сделкой в CRM и с платежом в банке. Пока такие правила не описаны, единой цифры маржи не будет ни в одной системе, сколько бы их ни купили.
Что будет, если подрядчик пропадёт?
Код, база, документация лежат в вашем репозитории и на вашем сервере с первого дня. Систему может подхватить другая команда. В этом и состоит практическая разница между «купили доступ» и «владеем».
Сколько времени это займёт у нашей команды?
Основная нагрузка приходится на разбор в начале: нужен человек, который знает, как реально устроены процессы. Обычно это финансист или коммерческий директор. Дальше участие точечное, на приёмке каждого слоя.
Кто это делает
Команда САШ.А разрабатывает управленческие дашборды, кастомные CRM и интеграции с 1С для компаний товарного B2B: оптовой торговли, металлотрейдинга, производства. Мы строим системы, которыми пользуемся сами: собственная ERP для управления студией, корпоративный портал производственного холдинга, панели сквозной аналитики по рекламным бюджетам. Разбор процессов и оценку перед разработкой делаем бесплатно.