BI-система: что это такое и в какой момент она нужна компании

Аббревиатура BI расшифровывается как Business Intelligence, «бизнес-аналитика». За словом стоит простая инженерная вещь: труба от источников данных к экрану директора. На одном конце системы, где данные рождаются. На другом набор экранов: выручка, маржа, дебиторка, склад, воронка. Посередине механизм, который приводит разные форматы к одному виду.

Дальше разберём, где BI-аналитика даёт эффект, по каким признакам понять, что момент настал, и почему половине компаний она пока не нужна.

Что BI-система делает внутри

Четыре функции. Всё остальное надстраивается поверх.

1. Забирает данные. Подключается к 1С, CRM, банковской выписке, складской программе, рекламным кабинетам. По расписанию: ночью или раз в час.
2. Сводит их к одному языку. В 1С клиент записан как «ООО Ромашка», в CRM — «Ромашка», в банке проходит по ИНН. BI связывает эти записи в одну сущность. Это самая трудоёмкая часть работы, и она же определяет срок проекта.
3. Показывает витрины. Экран с графиками и таблицами под конкретную роль: свой у собственника, свой у руководителя продаж, свой у финансиста.
4. Оповещает. Маржа по направлению упала ниже порога — приходит сообщение, без захода в систему.

Обратите внимание на второй пункт. Когда BI-проект срывается по срокам, дело почти всегда в нём: данные оказались грязнее, чем считали на старте.

Вот как этот же разговор выглядит на экране. Расход и клики уходят на второй план, вперёд выходят маржа и ДРР; строка канала разворачивается до конкретных сделок.

Пять признаков, что BI-систему пора внедрять

Проверьте по своей компании. Три совпадения из пяти: можно считать деньги.

• Отчёт для вас собирают руками. Экономист или помощник сводит выгрузки в Excel: день, два, неделю в месяц. Это прямая стоимость. Посчитайте часы и умножьте на ставку.
• Цифры расходятся между отделами. Продажи называют одну выручку, бухгалтерия другую. Совещание уходит на сверку вместо решений.
• Плохие новости приходят поздно. Просадка по направлению видна в отчёте за прошлый месяц, когда исправлять уже нечего.
• Данные живут в трёх и более системах. При одном источнике BI не нужна: там хватит встроенных отчётов.
• Решение упирается в срез, которого нет. «Покажи маржу по этому клиенту за два года с учётом логистики» — и ответа за час никто не даёт.

Когда BI-система не нужна

Говорим честно, потому что это экономит вам деньги.

• Мало данных. Тридцать сделок в месяц смотрятся в CRM глазами. Дашборд здесь украшение.
• Данных нет в системах. Если сделки живут в блокноте менеджера, а склад в тетради, BI подключать не к чему. Сначала учёт, потом витрины.
• Нет человека, который смотрит. Дашборд без владельца умирает за месяц. Нужен тот, кто открывает его каждое утро и задаёт вопросы по цифрам.
• Проблема сидит в процессе. Когда заявки теряются между отделами, график не починит передачу. Там нужно разбирать саму воронку.

Этапы внедрения и что формирует цену

Порядок работ одинаков почти везде.

1. Осмотр источников (3–5 дней). Что за системы, в каком состоянии данные, есть ли доступ к базе. Здесь становится виден реальный объём.
2. Витрина-пилот (2–4 недели). Один блок, обычно продажи или деньги. Пилот показывает, работает ли связка на ваших данных.
3. Расширение (1–3 месяца). Остальные блоки, роли, права доступа.
4. Регламент. Кто отвечает за справочники, как заводится новый источник, что делать при расхождении цифр.

Цену формируют четыре вещи: число источников, состояние справочников, количество витрин, требуемая частота обновления. Разброс на рынке большой, и называть вилку в рублях, не посмотрев источники, — гадание. Нормальный подрядчик считает смету после первого этапа. Если её дают до осмотра ваших данных, туда заложен запас на неизвестность, и платить его будете вы.

Готовая платформа или своя разработка

Готовые платформы (Yandex DataLens, Power BI и аналоги) закрывают типовые задачи: подключился к источнику, собрал графики, раздал доступы. Начинать стоит с них.

Своя разработка нужна, когда упираетесь в одно из двух. Первое: расчёт по вашей внутренней логике, которую платформа не умеет повторить. Второе: возможность действовать прямо из интерфейса, когда надо согласовать, поставить задачу, отправить документ. Тогда получается не отчётность, а пульт управления, из которого работают, а не только смотрят.

У нас такой пульт собран для собственного управления и работает каждый день: заказы, задачи, деньги, загрузка на одном экране. Тот же контур ставим клиентам, по их процессам.

Что дешевле на горизонте трёх лет, решает не список функций, а стоимость владения: когда своя система выходит дешевле коробки — четыре признака и порядок расчёта.

Пример среза, который в коробочных отчётах приходится собирать руками: выручка менеджеров рядом со скоростью ответа на лид.

С чего начать на этой неделе

Ничего не покупая.

1. Выпишите пять вопросов, ответы на которые нужны вам еженедельно. Своими словами: «сколько заработали на этом направлении», без отчётных названий.
2. Отметьте, откуда берётся каждая цифра и сколько времени уходит на её сбор сейчас.
3. Посчитайте часы за месяц. Это ваш текущий бюджет на отчётность, который уже тратится.
4. Возьмите один вопрос, который стоит дороже всех. Одна витрина, один источник, две недели.

Первый дашборд почти всегда вскрывает, что данные хуже, чем казалось. Это нормальный результат, и он полезнее красивого графика: чинить надо учёт. Про наведение порядка в цифрах у нас есть отдельный разбор: автоматизация управленческой отчётности.

Частые вопросы

Читайте также: Сквозная аналитика в B2B: что она показывает и что настроить до неё, Управленческая отчётность в один экран, Где в B2B-продажах теряются заявки: 7 дыр воронки и как их закрыть, DataLens, Power BI или свой дашборд.

← Все статьи

Ниже — наш демо-стенд целиком, его можно потрогать: переключите роль и устройство, разверните строку канала, согласуйте счёт и посмотрите, как изменится кредиторка.